Auditorias de calidad en las
organizaciones
Angélica Ospina Rúa
Paola Andrea Castañeda
Tifany López
Daniel Álvarez
Según el análisis realizado y el informe de auditoría realizado a
Colciencias 2017, se realizan las siguientes preguntas:
1.
Según el documento propuesto,
¿Quiénes pueden realizar y cómo se estructura una auditoría interna?
La auditoría interna se suele llevar
a cabo por un trabajador o trabajadores de la propia empresa. Lo relevante es
que no pueden auditar la parte del proceso en el que ellos desarrollan su
trabajo de forma cotidiana.
En el caso de Colciencias 2017, la
auditoria interna la realizaron Jairo Arturo Ruiz Prieto y Andrés Sierra
Santacruz, los cuales son los auditores líderes.
La estructura de la auditoría interna
era encaminar el objetivo de verificar los procesos y procedimientos de
Colciencias, todo esto con el fin de determinar cuál era la eficacia y la
conformidad establecida por el sistema de gestión de calidad y su respectiva normatividad.
En resumen, los siguientes ítems
fueron algunas de las actividades desarrolladas:
Ø Reunión de apertura de la auditoría.
Ø Presentación del equipo auditor ante el líder del proceso y/o
procedimiento auditado.
Ø Inicio del proceso verificando el ciclo PHVA.
Ø Elaboración de preguntas de acuerdo a la lista de verificación.
Ø Verificación de cumplimiento de requisitos bajo las normas ISO 9001;2015
y NTCGP 1000;2009.
Ø Verificación del cumplimiento de requisitos legales, técnicos y de
oportunidad.
Ø Verificación del cumplimiento de indicadores en los diferentes
procedimientos.
Ø Verificación la aplicación de acciones correctivas, preventivas y de
mejora.
Ø Verificación del mapa de riesgos, seguimiento y controles.
Ø Verificación del seguimiento y medición de indicadores.
Ø Seguimientos en el aplicativo del SGC, GINA.
Ø Solicitud de evidencia objetiva (registros físicos o digitales).
Ø Asignación del equipo auditor
Ø Ejecución de la auditoría interna
Ø Ejecución de la auditoría interna
Ø Distribución del informe
Ø Seguimiento de las acciones
Ø Conclusiones.
2.
¿Cuáles son los criterios para
establecer una “no conformidad”?
Según el caso de Colciencias 2017, se
evidenciaron los siguientes criterios o requisitos de no conformidad:
Ø Control de registro, dado que encontraron debilidades en el proceso de
gestión del capital humano.
Ø Requisitos de la norma: Todos los requisitos de la norma, que nos
aplican dependiendo de nuestro Alcance y nuestra actividad.
Ø Requisitos legales: Incluye la legislación nacional aplicable, y la de
aquellos países donde se comercialicen nuestros productos. Requisitos legales
relacionados con nuestra actividad, trabajadores, productos y servicios.
Ø Control de documento, dado que encontraron debilidades en la gestión de
procesos y gestión jurídica.
Ø Indicadores de calidad, dado que encontraron debilidades en los
sistemas.
Ø Auditorías internas, dado que no se evidencia auditoría del 2016.
Ø Comprensión
de las necesidades y expectativas de las partes interesadas, dado que el
documento no cuenta con estos.
Ø Acciones
para abordar riesgos y oportunidades, donde en el documento no se nuestra el
análisis en los diferentes ámbitos.
Ø Entradas
de la revisión por la dirección, donde no se analiza el desempeño de los
proveedores externos.
Ø No
conformidad y acción correctiva, dado que no existe cómo determinar si existen
no conformidades similares.
3.
¿Cuáles serían dos fines para los cuales
se ejecutan las auditorías internas?
Los dos fines para ejecutar las
auditorías internas son las siguientes:
Ø Cerciorarse o verificar los procesos y/o procedimientos que se estén
cumpliendo las funciones, actividades, responsabilidades continuamente con los
requisitos especificados, dentro de las políticas de la empresa.
Ø Implementar acciones de mejora que ayuden a encontrar oportunidades de
crecimiento y retroalimentación, estableciendo la eficiencia y eficacia del
sistema en consecución de los objetivos de calidad establecidos en la
organización.
4.
¿Cuál es la diferencia entre
corrección y acción correctiva y en qué casos se aplica cada una?
Las correcciones subsanan lo que no
ha salido bien, como lo es para el caso de Colciencias 2017 en su plataforma
Scientil que tuvo reclamos por fallas, es decir, para lo cual, se realizó un
diagnóstico que identificó que los usuarios registraban sus datos personales
con errores de digitación, otra causa fue que los usuarios realizaron el cargue
de la información en el plazo máximo permitido, lo que ocasionó congestión en
el sistema.
Con respecto a la acción correctiva,
como su nombre lo indica, es eliminar una no conformidad detectada, realizando
acciones inmediatas a los ítems o requisitos encontrados en los hallazgos de la
auditoría, realizando correcciones pertinentes para el correcto funcionamiento
de los procesos de gestión de comunicaciones, gestión del talento humano,
gestión contractual, entre otras.
5.
¿Cuál es la diferencia entre una
acción preventiva y una de mejora?
La acción preventiva como su nombre lo indica, es prevenir un error o
una acción indeseable, que se pueda venir de la realización de estudios, visión
de sistemas, indicadores de procesos eliminando la causa de la no
inconformidad. En cambio, una mejora es toda acción que incrementa, la
capacidad de cumplir los requisitos cambia o progresa una condición a un estado
superior o mejor, cumpliendo con los requisitos establecidos.
Para el caso de Colciencias 2017 se identifica que la matriz de riesgos
se deberá aplicar un método o herramienta que permita su verificación, dado
que, en las auditorías se identificó los riegos generados por contratar la
administración del archivo central, acá no se observa el análisis de los
riesgos que se pueden generar por fallas en el mantenimiento de la
infraestructura; tampoco se analiza las tendencias relativas al desempeño de
los proveedores externos, lo que genera que se haya hecho un mayor énfasis en la importancia de realizar las acciones
preventivas mediante la matriz de riesgo y disminuir la posibilidad de una no
conformidad.
Conclusiones del foro
Se determina la importancia de
realizar auditorías de calidad, dado que estas le permiten a las empresas
mejorar sus procesos y/o procedimientos de acuerdo con la normatividad. Los tipos de auditorías son de acuerdo a las
necesidades de la organización.
Es importante designar un líder que se encargue de verificar todas las
tareas del personal y estar atentos a cada detalle, para así tener una
evaluación objetiva con el fin de realizar mejoras realizando un informe para
así poder comunicar e informar previamente la toma de las mejores decisiones y
ponerlas en práctica.
